Kundenservice auf allen Kanälen
KI-Kundenservice, der auf jedem Kanal antwortet
Ob Anruf, WhatsApp, Website-Chat oder E-Mail: Clientager beantwortet Kundenanfragen einheitlich, kennt die Vorgeschichte und übergibt an Ihr Team, wenn es knifflig wird.
Zur Freigabe bereit in 24–48 Stunden
Kunde: Hallo, ich habe vor drei Wochen ein Sofa bestellt. Wann wird das geliefert? Bestellnummer 48213.
Clientager: Guten Abend, hier antwortet der KI-Assistent des Möbelhauses. Danke für die Bestellnummer. Ihr Sofa ist beim Hersteller fertig und wird voraussichtlich in KW 46 bei uns angeliefert.
Kunde: Okay. Kann ich dann einen Liefertermin an einem Samstag bekommen?
Clientager: Samstagslieferungen sind möglich, solange Plätze frei sind. Ich trage Ihren Wunsch ein. Sobald die Ware im Lager ist, meldet sich die Tourenplanung mit einem konkreten Termin.
Kunde: Super. Und beim Sessel, den ich letztes Jahr gekauft habe, ist die Naht aufgegangen.
Clientager: Das tut mir leid. Können Sie mir ein Foto der Naht schicken und ungefähr sagen, wann Sie den Sessel gekauft haben?
Kunde: [Foto] Gekauft im Oktober letztes Jahr.
Clientager: Danke, ich habe eine Reklamation mit Foto angelegt. Unser Kundendienst prüft das und meldet sich bis Mittwoch bei Ihnen.
Was Clientager erledigt hat
- Lieferstatus mitgeteilt: Sofa, Bestellung 48213, voraussichtlich KW 46
- Wunsch Samstagslieferung an Tourenplanung
- Reklamation angelegt: Sessel, Naht offen, Foto anbei
- Rückmeldung Kundendienst bis Mittwoch eingeplant
Kurz erklärt
Wie funktioniert KI-Kundenservice?
KI-Kundenservice bedeutet, dass ein KI-Assistent Kundenanfragen auf mehreren Kanälen selbstständig beantwortet. Er greift auf Ihre Produkt- und Serviceinformationen zu, prüft etwa den Bestell- oder Auftragsstatus, beantwortet Rückfragen und erfasst Reklamationen. Alles, was Ermessen oder Kulanz erfordert, landet mit vollständiger Vorgeschichte bei Ihrem Team, sodass der Kunde nichts doppelt erklären muss.
Was heute verloren geht
Anfragen auf zu vielen Kanälen
Ein Kunde ruft an, ein anderer schreibt per WhatsApp, der dritte per E-Mail. Jede Anfrage landet woanders, und niemand hat den vollständigen Überblick.
„Wo bleibt meine Lieferung?“
Statusanfragen machen einen großen Teil des Kundenservice aus. Sie sind einfach zu beantworten, binden aber trotzdem täglich viele Stunden.
Kunden müssen sich wiederholen
Wer zum zweiten Mal anruft, muss sein Anliegen oft komplett neu erklären. Das kostet Geduld auf beiden Seiten.
Reklamationen ohne Details
Fehlende Bestellnummer, kein Foto, unklare Beschreibung: Unvollständige Reklamationen erzeugen Rückfragen und verzögern die Lösung.
Was Clientager für Sie übernimmt
- Bestellstatus beantworten
- Liefertermine abstimmen
- Produktfragen klären
- Reklamationen vollständig erfassen
- Rücksendungen einleiten
- Kunden wiedererkennen
- An Fachkräfte übergeben
- Zahlungslinks sicher senden
Typische Anfragen
- “Wann wird meine Bestellung geliefert?”
- “Kann ich den Liefertermin ändern?”
- “Ist der Artikel auch in einer anderen Farbe verfügbar?”
- “Wie kann ich etwas zurückschicken?”
- “Mein Produkt ist beschädigt angekommen.”
- “Kann ich die Restzahlung per Link bezahlen?”
- “Haben Sie meine E-Mail von letzter Woche bekommen?”
So funktioniert es
- 01
Anfrage geht ein
Egal ob Anruf, WhatsApp, Chat oder E-Mail: Der Assistent antwortet im Namen Ihres Unternehmens und gibt sich als KI-Assistent zu erkennen.
- 02
Kunde wird zugeordnet
Anhand von Telefonnummer, E-Mail oder Bestellnummer erkennt er Bestandskunden und sieht frühere Gespräche und offene Vorgänge.
- 03
Antwort oder Aktion
Er beantwortet Fragen aus Ihrer Wissensbasis, nennt Status und Liefertermine oder leitet eine Rücksendung nach Ihren Regeln ein.
- 04
Reklamation strukturiert aufnehmen
Bei Mängeln fragt er nach Bestellnummer, Beschreibung und Fotos und legt einen vollständigen Vorgang für Ihr Team an.
- 05
Übergabe mit Kontext
Kulanzfragen, Beschwerden oder Sonderfälle gehen mit Zusammenfassung an die zuständige Person, die direkt weiterarbeiten kann.
Ein Kundenservice, egal über welchen Kanal
Ihre Kunden entscheiden selbst, wie sie Kontakt aufnehmen. Die einen greifen zum Telefon, andere schreiben lieber abends eine WhatsApp-Nachricht, wieder andere eine ausführliche E-Mail. Für Ihr Team bedeutet das oft: mehrere Postfächer, mehrere Geräte und keine gemeinsame Sicht auf den Kunden. Ein KI-Kundenservice bündelt diese Kanäle und antwortet überall mit denselben, abgestimmten Informationen.
Der Vorteil zeigt sich vor allem bei Bestandskunden. Schreibt jemand per WhatsApp, nachdem er letzte Woche angerufen hat, kennt der Assistent das frühere Gespräch. Der Kunde muss nicht erneut erklären, worum es geht, und Ihr Team sieht im Verlauf, was bereits zugesagt oder geklärt wurde.
Sie können mit einem Kanal beginnen, zum Beispiel dem Telefon oder WhatsApp, und weitere später hinzufügen. Der Assistent nutzt dabei immer dieselbe Wissensbasis. Ändern sich Lieferzeiten, Rückgaberegeln oder Öffnungszeiten, wird die Information einmal angepasst und gilt sofort auf allen Kanälen. Widersprüchliche Auskünfte zwischen Telefon und E-Mail gehören damit der Vergangenheit an.
Routine automatisch, Kulanz beim Menschen
Ein großer Teil der Kundenanfragen ist wiederkehrend: Lieferstatus, Öffnungszeiten, Rückgabebedingungen, Pflegehinweise, Zahlungsmöglichkeiten. Diese Fragen beantwortet der KI-Kundenservice direkt und rund um die Uhr. Muss bezahlt werden, verschickt er einen sicheren Zahlungslink. Kartennummern, Prüfziffern oder TANs fragt er niemals ab.
Anders bei Reklamationen und Beschwerden. Hier sammelt der Assistent alle nötigen Informationen, also Bestellnummer, Beschreibung, Fotos und Kaufdatum, und übergibt einen vollständigen Vorgang. Ob Sie reparieren, ersetzen oder erstatten, entscheidet Ihr Team. So bleibt die Kulanzentscheidung beim Menschen, während die mühsame Vorarbeit erledigt ist.
Einrichtung und Datenschutz
Unser Team richtet den KI-Kundenservice nach Ihren Abläufen ein: welche Fragen er beantworten darf, welche Systeme er für Bestell- oder Auftragsstatus nutzen kann und an wen er welche Fälle übergibt. Innerhalb von 24 bis 48 Stunden ist der Assistent konfiguriert und bereit für Ihre Prüfung. Sie testen ihn mit echten Beispielfällen und geben ihn erst dann frei.
Der Assistent gibt sich in jedem Gespräch als KI-Assistent zu erkennen, im Einklang mit den Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026. Bei Telefonaten kann er auf eine Aufzeichnung hinweisen. Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO, und Anfragen zu Auskunft oder Löschung werden unterstützt.
Zu den Kosten: Pläne gibt es ab 39 USD pro Monat, die Einrichtung ist enthalten. Regionale Preise erhalten Sie auf Anfrage, Details stehen auf unserer Preisseite unter pricing. Abgerechnet wird nach Sprachminuten; WhatsApp-Antworten innerhalb von 24 Stunden nach der Nachricht eines Kunden verursachen keine zusätzlichen Kosten.
Häufige Fragen
Kann der KI-Kundenservice den Bestellstatus abfragen?
Wenn Ihr Shop- oder Warenwirtschaftssystem angebunden werden kann, ja. Der Assistent nennt dann Status und voraussichtlichen Liefertermin. Ist keine Anbindung möglich, nimmt er die Anfrage mit Bestellnummer auf und leitet sie an Ihr Team weiter. Welche Anbindung möglich ist, klären wir bei der Einrichtung.
Wie geht der Assistent mit verärgerten Kunden um?
Er bleibt ruhig und sachlich, nimmt das Anliegen ernst und versucht nicht, Beschwerden wegzudiskutieren. Bei deutlicher Verärgerung oder auf Wunsch des Kunden übergibt er an eine Person aus Ihrem Team, inklusive Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs.
Darf die KI Erstattungen oder Gutschriften zusagen?
Nur, wenn Sie das ausdrücklich festlegen, etwa für klar definierte Fälle innerhalb der Widerrufsfrist. Standardmäßig nimmt der Assistent Reklamationen auf und überlässt die Entscheidung über Erstattung, Ersatz oder Reparatur Ihrem Team.
Wie werden Zahlungen abgewickelt?
Der Assistent verschickt einen sicheren Zahlungslink Ihres Zahlungsanbieters per WhatsApp oder E-Mail. Kartendaten, Prüfziffern, TANs oder Passwörter fragt er niemals ab, weder am Telefon noch im Chat. Die Zahlung selbst läuft vollständig über die sichere Seite des Zahlungsanbieters.
Was ist, wenn ein Kunde lieber mit einem Menschen spricht?
Dann wird das respektiert. Der Assistent bietet eine Weiterleitung oder einen Rückruf an und gibt die bisherigen Informationen mit. Wie und wann übergeben wird, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Kann ich mit nur einem Kanal starten?
Ja. Viele Unternehmen beginnen mit dem Kanal, auf dem die meisten Anfragen eingehen, häufig Telefon oder WhatsApp. Weitere Kanäle wie E-Mail oder Website-Chat lassen sich später ergänzen, ohne die Wissensbasis neu aufzubauen.
Wie schnell kann der KI-Kundenservice starten?
Nach einem Gespräch über Ihre Abläufe richtet unser Team den Assistenten in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden ein. Danach prüfen Sie ihn, und erst nach Ihrer Freigabe beantwortet er echte Kundenanfragen.
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