Website-Chat und WhatsApp
Ein KI-Chatbot im Kundenservice, der Anfragen wirklich erledigt
Clientager antwortet im Website-Chat und auf WhatsApp in ganzen Sätzen, stellt Rückfragen, erfasst Anfragen vollständig und übergibt an Ihr Team, statt Besucher mit Standardantworten abzuspeisen.
Zur Freigabe bereit in 24–48 Stunden
Kunde: Hallo, ist die 3-Zimmer-Wohnung in der Südstadt noch zu haben?
Clientager: Guten Abend! Hier antwortet der KI-Assistent des Maklerbüros. Ja, die Wohnung ist noch verfügbar: 3 Zimmer, 82 m², Balkon, Kaufpreis 389.000 Euro. Suchen Sie zur Eigennutzung oder als Kapitalanlage?
Kunde: Zum Selbstbewohnen. Wir sind zu dritt, gibt es einen Aufzug? Unsere Tochter ist noch im Kinderwagen.
Clientager: Laut Exposé hat das Haus einen Aufzug, und die Wohnung liegt im 2. Obergeschoss. Einen Kellerraum gibt es auch. Möchten Sie das Exposé erhalten oder gleich einen Besichtigungstermin vereinbaren?
Kunde: Gern beides. Muss die Finanzierung dafür schon geklärt sein?
Clientager: Für die Besichtigung nicht. Vor einem Kaufangebot fragt das Büro aber nach einer Finanzierungsbestätigung. Die nächsten Besichtigungen sind Mittwoch um 17:30 Uhr oder Samstag um 10 Uhr. Welcher Termin passt Ihnen?
Kunde: Samstag 10 Uhr. Ich bin Anna, meine E-Mail ist anna@beispiel.de.
Clientager: Danke, Anna. Ich habe Sie für Samstag, 10 Uhr eingetragen und schicke das Exposé an Ihre E-Mail-Adresse. Eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen?
Kunde: 0151 2345678.
Was Clientager erledigt hat
- Lead angelegt: Eigennutzer, 3 Personen, 3-Zimmer-Wohnung Südstadt
- Besichtigung gebucht: Samstag, 10:00
- Exposé per E-Mail versendet
- Hinweis an Makler: Finanzierung noch offen
Kurz erklärt
Was kann ein KI-Chatbot im Kundenservice?
Ein KI-Chatbot für den Kundenservice beantwortet Fragen von Website-Besuchern und WhatsApp-Kontakten in natürlicher Sprache auf Basis Ihrer Unternehmensinformationen. Anders als regelbasierte Chatbots versteht er frei formulierte Fragen, stellt Rückfragen und erledigt Aufgaben wie Terminvereinbarung, Besichtigungsanfragen oder Angebotsanfragen. Kann er nicht weiterhelfen, übergibt er das Gespräch mit allen Angaben an Ihr Team.
Was heute verloren geht
Klick-Chatbots, die nicht weiterhelfen
Viele Website-Chatbots bieten nur vorgefertigte Buttons. Passt die eigene Frage nicht dazu, endet das Gespräch mit „Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular“.
Kontaktformulare bleiben liegen
Formulare sammeln Anfragen, beantworten aber nichts. Bis sich jemand meldet, hat der Interessent oft schon bei anderen angefragt.
Abends sind die meisten Besucher da
Gerade nach Feierabend stöbern Interessenten auf Websites und schreiben per WhatsApp. Genau dann ist niemand im Büro.
Unvollständige Anfragen
„Ist die Wohnung noch frei?“, ohne Name, ohne Kontaktdaten, ohne Angaben zum Bedarf. Jede Rückfrage verlängert den Weg zum Termin.
Was Clientager für Sie übernimmt
- Website-Fragen sofort beantworten
- WhatsApp-Anfragen bearbeiten
- Kontaktdaten vollständig erfassen
- Besichtigungen und Termine vereinbaren
- Passende Angebote vorschlagen
- An Mitarbeitende übergeben
- Gesprächsverlauf speichern
Typische Anfragen
- “Ist das Objekt noch verfügbar?”
- “Können Sie mir das Exposé schicken?”
- “Haben Sie ähnliche Wohnungen in der Gegend?”
- “Wann kann ich besichtigen?”
- “Sind Haustiere erlaubt?”
- “Wie hoch ist die Provision?”
- “Kann ich mit dem zuständigen Makler sprechen?”
So funktioniert es
- 01
Besucher schreibt
Im Website-Chat oder per WhatsApp begrüßt der Assistent den Besucher und weist darauf hin, dass ein KI-Assistent antwortet.
- 02
Frage verstehen
Er versteht frei formulierte Fragen, auch mit Tippfehlern oder mehreren Anliegen, und fragt nach, wenn etwas unklar ist.
- 03
Antworten und passende Angebote finden
Er beantwortet die Frage aus Ihren Informationen und schlägt bei Bedarf passende Objekte, Zimmer oder Produkte vor.
- 04
Nächster Schritt
Er erfasst Kontaktdaten und Bedarf, vereinbart einen Termin oder sendet Unterlagen, je nachdem, was Sie freigegeben haben.
- 05
Übergabe ans Team
Die vollständige Anfrage mit Chatverlauf landet bei der zuständigen Person, im CRM oder per E-Mail.
Vom Klick-Chatbot zum echten Gesprächspartner
Viele Unternehmen haben schlechte Erfahrungen mit Chatbots gemacht. Die erste Generation arbeitete mit Entscheidungsbäumen: Der Besucher klickt sich durch vorgegebene Optionen, und sobald seine Frage nicht ins Schema passt, verweist der Bot auf das Kontaktformular. Das wirkt eher wie eine Hürde als wie Service.
Ein KI-Chatbot für den Kundenservice funktioniert grundlegend anders. Er versteht frei formulierte Fragen, auch wenn sie umständlich, unvollständig oder mit Tippfehlern geschrieben sind. Er kann nachfragen, mehrere Anliegen in einer Nachricht auseinanderhalten und auf Ihre aktuellen Informationen zugreifen, etwa Objektdaten, Zimmerverfügbarkeiten oder Produktdetails.
Entscheidend ist, dass der Chat zu einem Ergebnis führt: ein vereinbarter Termin, eine vollständige Anfrage mit Kontaktdaten oder ein verschicktes Dokument. So wird aus einem anonymen Website-Besuch ein konkreter Kontakt, mit dem Ihr Team weiterarbeiten kann.
Website-Chat und WhatsApp aus einer Hand
Viele Kunden schreiben lieber per WhatsApp als über ein Formular. Der Assistent arbeitet auf beiden Kanälen mit derselben Wissensbasis. Wer erst im Website-Chat fragt und später per WhatsApp nachhakt, wird wiedererkannt, sofern Kontaktdaten vorliegen, und muss nicht von vorn anfangen.
Für Immobilienmakler heißt das: Exposé-Anfragen, Fragen zu Ausstattung oder Nebenkosten und Besichtigungstermine werden rund um die Uhr bearbeitet. Ein Hotel beantwortet Fragen zu Zimmern, Anreise und Arrangements und nimmt Reservierungsanfragen auf. Ein Händler klärt Verfügbarkeit, Lieferzeiten und Rückgabebedingungen.
Verbindliche Aussagen, die Sie nicht vorab freigegeben haben, trifft der Assistent nicht. Fragen zu Verhandlungsspielraum, Sonderkonditionen oder rechtlichen Details gibt er an Ihr Team weiter. Welche Informationen der Assistent nennen darf, etwa Preise, Provisionen oder Verfügbarkeiten, legen Sie bei der Einrichtung fest. So bleibt jede Aussage im Chat durch Ihre Vorgaben abgedeckt.
Einrichtung, Transparenz und Datenschutz
Unser Team baut den KI-Chatbot aus Ihren Informationen auf: Website-Inhalte, Exposés, Preislisten, häufige Fragen und Ihre Regeln für Termine und Übergaben. Wir testen typische Gesprächsverläufe und legen Ihnen den Assistenten innerhalb von 24 bis 48 Stunden zur Prüfung vor. Live geht er erst nach Ihrer Freigabe.
Der Assistent weist zu Beginn darauf hin, dass ein KI-Assistent antwortet, wie es die Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026 verlangen. Personenbezogene Daten aus dem Chat werden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO verarbeitet. Wie der Chat in Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Einwilligungsmanagement eingebunden wird, besprechen wir bei der Einrichtung.
Häufige Fragen
Was unterscheidet einen KI-Chatbot von einem normalen Chatbot?
Ein regelbasierter Chatbot folgt festen Klickpfaden und erkennt nur vorgegebene Stichworte. Ein KI-Chatbot versteht frei formulierte Fragen, stellt Rückfragen und kann Aufgaben erledigen, etwa einen Termin vereinbaren oder eine Anfrage vollständig erfassen. Er bleibt dabei an Ihre Informationen und Regeln gebunden.
Erfindet der Chatbot Antworten?
Der Assistent antwortet auf Grundlage Ihrer hinterlegten Informationen. Fehlt eine Angabe, sagt er das offen und bietet an, die Frage an Ihr Team weiterzugeben. Im Gesprächsprotokoll sehen Sie solche Lücken und können die Wissensbasis gezielt ergänzen.
Kann der Chat auf unserer WordPress-Website eingebunden werden?
In der Regel ja, der Website-Chat wird über ein kurzes Code-Snippet eingebunden, das auf den meisten Websites funktioniert, auch auf WordPress-Seiten. Die Details zur Einbindung und zum Einwilligungsbanner klären wir bei der Einrichtung.
Wie bekommt der Chatbot aktuelle Objekt- oder Produktdaten?
Je nach System über eine Anbindung an Ihre Software, über Ihre Website oder über regelmäßig aktualisierte Listen. Welche Datenquelle für Sie am besten funktioniert, klären wir in der Einrichtungsphase. Wichtig ist, dass verkaufte oder vermietete Objekte zuverlässig als nicht mehr verfügbar erscheinen.
Wann übergibt der Chatbot an einen Menschen?
Wenn der Besucher es wünscht, wenn eine Frage über die freigegebenen Informationen hinausgeht oder bei Themen wie Preisverhandlung und Beschwerden. Die Übergabe erfolgt mit vollständigem Chatverlauf, per E-Mail, im CRM oder als Benachrichtigung an die zuständige Person.
Ist der Chat DSGVO-konform nutzbar?
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO, und der Assistent weist darauf hin, dass eine KI antwortet. Wie der Chat in Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Einwilligungsmanagement eingebunden wird, stimmen wir mit Ihnen ab. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
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Anwendungsfälle (Englisch)
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Erzählen Sie uns, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wir richten die KI darauf ein, testen sie und legen sie Ihnen innerhalb von 24–48 Stunden zur Freigabe vor.