KI-Terminbuchung: Termine vergeben, während Sie arbeiten

Terminvergabe, die Ihre Regeln kennt

Eine gute Terminbuchung ist mehr als ein freies Kästchen im Kalender. In einer Zahnarztpraxis dauert eine Kontrolle anders lang als eine Füllung, die professionelle Zahnreinigung übernimmt vielleicht eine Prophylaxefachkraft, und für Schmerzpatienten sind täglich feste Zeitfenster reserviert. Online-Formulare bilden solche Regeln oft nur grob ab. Am Telefon muss die Anmeldung sie jedes Mal neu anwenden.

Bei der KI-Terminbuchung hinterlegen wir diese Regeln einmal. Der Assistent fragt im Gespräch genau das ab, was er für die Einordnung braucht, und schlägt nur Zeiten vor, die wirklich passen. Ähnlich funktioniert das in der Physiotherapie mit Behandlungsserien nach Verordnung, beim Friseur mit unterschiedlichen Leistungen und Mitarbeitenden oder in der Kfz-Werkstatt mit Hebebühnenkapazität.

Wo eine direkte Anbindung an Ihren Kalender oder Ihre Praxissoftware möglich ist, bucht der Assistent selbst. Wo nicht, legt er eine vollständige Terminanfrage an, die Ihr Team mit einem Klick bestätigt. Für die Anrufer macht das kaum einen Unterschied: Sie erhalten in beiden Fällen sofort eine klare Rückmeldung und wissen, wie es weitergeht.

Erinnerungen, Absagen und frei gewordene Termine

Viele Termine platzen nicht aus Absicht, sondern weil sie schlicht vergessen werden. Eine Erinnerung ein bis zwei Tage vorher, per WhatsApp oder E-Mail, mit der Möglichkeit, direkt zu antworten, macht hier einen spürbaren Unterschied. Kann jemand nicht kommen, sagt er lieber ab, wenn das einfach geht.

Geht eine Absage ein, ob abends am Telefon oder per Antwort auf die Erinnerung, gibt der Assistent den Termin sofort frei. Auf Wunsch bietet er ihn Personen von der Warteliste an, zum Beispiel Patienten, die um einen früheren Termin gebeten haben. Ein einfaches Beispiel: Werden pro Woche nur zwei kurzfristig frei gewordene Termine wieder besetzt, sind das über das Jahr viele Behandlungsstunden, die sonst leer geblieben wären.

• Bestätigung direkt nach der Buchung
• Erinnerung mit Antwortmöglichkeit vor dem Termin
• Sofortige Freigabe bei Absage und Angebot an die Warteliste

Einrichtung, Transparenz und Datenschutz

Sie erklären uns Ihre Leistungen, Dauern, Zuständigkeiten und Sonderregeln. Unser Team richtet die KI-Terminbuchung ein, testet typische und knifflige Fälle und legt Ihnen den Assistenten innerhalb von 24 bis 48 Stunden zur Prüfung vor. Erst nach Ihrer Freigabe vergibt er echte Termine.

Der Assistent stellt sich als KI-Assistent vor, wie es die Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026 verlangen, und weist auf eine Gesprächsaufzeichnung hin, wenn Sie aufzeichnen. Personenbezogene Daten werden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO verarbeitet. Gerade für Praxen besprechen wir bei der Einrichtung, welche Gesundheitsangaben überhaupt erfasst werden sollen, und halten diese so knapp wie möglich.