Telefonannahme mit KI
Der KI-Telefonassistent, der jeden Anruf annimmt
Clientager beantwortet Anrufe für Ihr Unternehmen, klärt Standardfragen, bucht Termine und übergibt an Ihr Team, wenn es auf Erfahrung und Urteilsvermögen ankommt.
Zur Freigabe bereit in 24–48 Stunden
Clientager: Guten Abend, Sie sind mit dem KI-Assistenten des Heizungs- und Sanitärbetriebs verbunden. Dieses Gespräch wird zur Qualitätssicherung aufgezeichnet. Wie kann ich Ihnen helfen?
Kunde: Hallo, hier ist Sabine. Unsere Gastherme zeigt seit heute Nachmittag eine Störung an, das Warmwasser bleibt kalt.
Clientager: Das klingt unangenehm. Eine kurze Sicherheitsfrage vorab: Riechen Sie Gas? Dann verlassen Sie bitte sofort das Haus und rufen den Notdienst Ihres Gasversorgers oder die 112 an.
Kunde: Nein, kein Gasgeruch. Die Heizung läuft noch, nur das Warmwasser nicht.
Clientager: Danke. Welcher Hersteller ist die Therme, und steht im Display ein Fehlercode?
Kunde: Vaillant, im Display steht F.28.
Clientager: Ich habe das notiert. Morgen früh könnte ein Techniker zwischen 8 und 10 Uhr bei Ihnen sein. Soll ich den Termin für Sie eintragen?
Kunde: Ja, bitte. Adresse ist Lindenstraße 12.
Clientager: Erledigt. Sie erhalten gleich eine SMS mit der Bestätigung. Unser Techniker meldet sich, bevor er losfährt.
Was Clientager erledigt hat
- Serviceauftrag angelegt: Gastherme, Fehlercode F.28, kein Gasgeruch
- Termin gebucht: Mittwoch, 8–10 Uhr
- SMS-Bestätigung an Sabine gesendet
- Zusammenfassung an den Bereitschaftstechniker
Kurz erklärt
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe in natürlicher Sprache entgegennimmt. Er beantwortet häufige Fragen, nimmt Anliegen auf, bucht Termine und leitet dringende Fälle an Mitarbeitende weiter. Clientager richtet den Assistenten für Ihren Betrieb ein, stellt ihn sich als KI-Assistent vor und dokumentiert jedes Gespräch, sodass Ihr Team genau weiß, was besprochen wurde.
Was heute verloren geht
Anrufe gehen ins Leere
Wenn alle beim Kunden, in der Behandlung oder auf der Baustelle sind, klingelt das Telefon ungehört. Wer niemanden erreicht, ruft oft einfach beim nächsten Anbieter an.
Der Anrufbeantworter hilft kaum
Viele Anrufer sprechen keine Nachricht auf. Und wenn doch, fehlen meist Rückrufnummer, Anliegen oder Adresse. Das Nachtelefonieren kostet Zeit.
Immer wieder dieselben Fragen
Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise, freie Termine: Ein großer Teil der Anrufe ist Routine und unterbricht trotzdem jedes Mal die eigentliche Arbeit.
Abends und am Wochenende ist niemand da
Gerade außerhalb der Geschäftszeiten melden sich viele Privatkunden. Ohne Telefonannahme landen diese Anfragen erst am Montag auf dem Tisch, wenn überhaupt.
Was Clientager für Sie übernimmt
- Jeden Anruf annehmen
- Häufige Fragen beantworten
- Termine direkt buchen
- Anliegen vollständig erfassen
- Dringendes sofort weiterleiten
- Rückrufe einplanen
- Gesprächsnotizen ins CRM
- Erreichbarkeit nach Feierabend
Typische Anfragen
- “Wann haben Sie geöffnet?”
- “Können Sie diese Woche noch vorbeikommen?”
- “Was kostet ungefähr eine Wartung?”
- “Ich möchte meinen Termin verschieben.”
- “Ist mein Auftrag schon in Bearbeitung?”
- “Können Sie mir ein Angebot schicken?”
- “Ich brauche dringend Hilfe, wer ist zuständig?”
So funktioniert es
- 01
Anruf wird angenommen
Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihres Unternehmens, stellt sich als KI-Assistent vor und weist bei Bedarf auf die Gesprächsaufzeichnung hin.
- 02
Anliegen klären
Er fragt gezielt nach, worum es geht, und nutzt dafür Ihre hinterlegten Informationen zu Leistungen, Preisen, Zeiten und Abläufen.
- 03
Direkt erledigen
Standardanliegen werden sofort gelöst: Frage beantworten, Termin buchen, Rückruf eintragen oder einen Link per SMS oder WhatsApp senden.
- 04
Übergabe, wenn nötig
Bei Reklamationen, Sonderfällen oder Dringlichkeit verbindet der Assistent mit einer zuständigen Person oder kündigt einen zeitnahen Rückruf an.
- 05
Dokumentation
Nach dem Gespräch liegen Zusammenfassung, Kontaktdaten und Ergebnis strukturiert vor, per E-Mail, im Dashboard oder in Ihrem CRM.
Was ein KI-Telefonassistent im Alltag übernimmt
Ein KI-Telefonassistent ist mehr als ein moderner Anrufbeantworter. Er führt ein echtes Gespräch, versteht Rückfragen und reagiert auf das, was der Anrufer sagt. Statt „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton“ bekommt der Kunde sofort eine Antwort: ob Sie die gewünschte Leistung anbieten, wann der nächste freie Termin ist oder was er zum Termin mitbringen sollte.
Für Ihr Team bedeutet das weniger Unterbrechungen. Die Zahnarzthelferin muss die Behandlung nicht für eine Frage nach den Öffnungszeiten verlassen, der Handwerksmeister nicht vom Gerüst steigen, um einen Rückruf zu notieren. Der Assistent erledigt die Routine und meldet sich nur dann, wenn wirklich ein Mensch gebraucht wird, etwa bei einer Reklamation oder einem ungewöhnlichen Auftrag.
Wichtig ist, dass jedes Gespräch ein greifbares Ergebnis hat: ein gebuchter Termin, eine vollständige Anfrage mit Rückrufnummer, ein angelegter Serviceauftrag oder eine Notiz im CRM. So geht keine Anfrage verloren, auch wenn sie um 21 Uhr oder am Sonntagvormittag eingeht.
Für welche Unternehmen sich die Telefonannahme mit KI lohnt
Besonders profitieren Betriebe, deren Mitarbeitende viel unterwegs oder in Terminen gebunden sind: Handwerksbetriebe, Praxen für Physiotherapie, Autohäuser mit Werkstatt, Immobilienmakler, Hotels oder Kanzleien. Dort gilt oft: Wer gerade arbeitet, kann nicht telefonieren, und wer telefoniert, arbeitet nicht.
Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt die Größenordnung. Wenn ein Betrieb pro Woche fünf Anrufe verpasst und nur einer davon ein Auftrag geworden wäre, summiert sich das über ein Jahr schnell auf viele Aufträge, die bei der Konkurrenz landen. Wie hoch der Wert für Sie ist, hängt von Ihrem durchschnittlichen Auftragswert ab, die Logik ist aber für fast jedes Unternehmen gleich.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Viele Kunden starten mit der Telefonannahme außerhalb der Geschäftszeiten oder bei besetzter Leitung. Wenn das gut läuft, kommen weitere Kanäle wie WhatsApp, Website-Chat oder E-Mail hinzu. So sammeln Sie Erfahrung, sehen an echten Gesprächen, welche Fragen am häufigsten kommen, und entscheiden dann in Ruhe, welche Aufgaben der Assistent zusätzlich übernehmen soll.
- Anrufe bei besetzter Leitung oder nach mehrmaligem Klingeln
- Telefonannahme abends, am Wochenende und an Feiertagen
- Komplette Telefonannahme mit gezielter Weiterleitung an das Team
Einrichtung: Wir bauen den Assistenten für Sie
Clientager ist ein Service, bei dem wir die Arbeit übernehmen. Sie erklären uns, wie Ihr Betrieb funktioniert: Leistungen, Preise oder Preisspannen, Zuständigkeiten, Terminregeln und welche Fälle sofort an wen gehen sollen. Unser Team konfiguriert daraus den Assistenten, testet typische Gespräche und legt Ihnen das Ergebnis zur Prüfung vor. In der Regel ist der Assistent innerhalb von 24 bis 48 Stunden eingerichtet und bereit für Ihre Abnahme.
Erst wenn Sie zufrieden sind, geht er live. Ihre bestehende Telefonnummer können Sie behalten: Wir unterstützen Sie dabei, sie anzubinden, je nach Anbieter zum Beispiel über eine Rufumleitung oder einen SIP-Anschluss. Die passende Variante klären wir gemeinsam.
Zum Datenschutz: Der Assistent gibt sich zu Beginn als KI-Assistent zu erkennen, so wie es die Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026 verlangen, und kann auf eine Gesprächsaufzeichnung hinweisen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO. Auskunfts- und Löschanfragen werden unterstützt.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist gewollt. Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI-Assistent Ihres Unternehmens vor. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act und schafft Vertrauen. Die Gesprächsführung ist trotzdem natürlich: Der Assistent versteht Rückfragen, Unterbrechungen und unterschiedliche Formulierungen.
Kann ich meine bisherige Telefonnummer behalten?
In den meisten Fällen ja. Wir helfen Ihnen, Ihre vorhandene Nummer anzubinden, etwa über eine Rufumleitung, einen SIP-Anschluss oder einen unterstützten Anbieter. Welche Variante für Ihren Telefonanbieter funktioniert, klären wir bei der Einrichtung.
Was passiert bei dringenden Anrufen?
Sie legen fest, was als dringend gilt und wer dann informiert wird. Der Assistent kann direkt zu einer Bereitschaftsnummer durchstellen, per E-Mail oder WhatsApp die zuständige Person informieren oder einen Rückruf mit hoher Priorität anlegen. Bei Gefahr für Leib und Leben verweist er immer zuerst an den Notruf.
Versteht der Assistent auch Dialekt?
Der Assistent versteht Hochdeutsch und gängige regionale Färbungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz in der Regel gut. Bei sehr starkem Dialekt fragt er nach, statt zu raten. Im Testlauf vor dem Start prüfen wir typische Gespräche aus Ihrer Region.
Wie lange dauert es, bis der KI-Telefonassistent einsatzbereit ist?
Nach dem Gespräch über Ihre Abläufe richtet unser Team den Assistenten innerhalb von 24 bis 48 Stunden ein und legt ihn zur Prüfung vor. Live geht er erst nach Ihrer Freigabe. Die Anbindung Ihrer Telefonnummer kann je nach Anbieter etwas zusätzliche Zeit benötigen.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Personenbezogene Daten werden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO verarbeitet. Der Assistent kann auf die Aufzeichnung hinweisen, und Sie entscheiden, ob Gespräche aufgezeichnet werden. Anfragen zu Auskunft, Export und Löschung von Daten werden unterstützt.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Pläne beginnen bei 39 USD pro Monat, die Einrichtung ist enthalten. Abgerechnet wird nach Sprachminuten (200 Minuten im Starter-Tarif); Website-Chat und E-Mail sind enthalten. Regionale Preise erhalten Sie auf Anfrage, eine Übersicht finden Sie auf unserer Preisseite.
Branchen
Anwendungsfälle (Englisch)
Das möchten Sie auch?
Erzählen Sie uns, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wir richten die KI darauf ein, testen sie und legen sie Ihnen innerhalb von 24–48 Stunden zur Freigabe vor.