Virtuelle Rezeption
KI-Rezeption: Mehr Zeit für die Menschen am Empfang
Clientager übernimmt Anrufe und Nachrichten, die sonst am Empfangstresen landen, damit Ihr Team sich auf Gäste, Patienten und Kunden vor Ort konzentrieren kann.
Zur Freigabe bereit in 24–48 Stunden
Clientager: Grüß Gott, hier ist der KI-Assistent des Hotels. Meine Kolleginnen am Empfang sind gerade bei Gästen. Wie kann ich Ihnen helfen?
Kunde: Grüß Gott, Claudia hier. Wir reisen morgen an, aber wahrscheinlich erst gegen 23 Uhr. Ist das ein Problem?
Clientager: Kein Problem. Die Rezeption ist bis 22 Uhr besetzt, danach erhalten Sie Ihren Zimmerschlüssel über den Schlüsseltresor neben dem Eingang. Den Code schicken wir Ihnen am Anreisetag per SMS.
Kunde: Perfekt. Und können wir in der Tiefgarage parken?
Clientager: Ja, die Tiefgarage kostet 18 Euro pro Nacht. Soll ich einen Stellplatz zu Ihrer Reservierung hinzufügen?
Kunde: Ja, gerne. Und wäre es möglich, ein Kinderbett ins Zimmer zu stellen?
Clientager: Ich habe Stellplatz und Kinderbett notiert. Das Kinderbett bestätigt Ihnen der Empfang noch heute per E-Mail. Gute Anreise!
Was Clientager erledigt hat
- Reservierung ergänzt: späte Anreise ca. 23 Uhr
- Tiefgaragenstellplatz hinzugefügt
- Kinderbett-Wunsch an Empfang zur Bestätigung
- SMS mit Schlüsseltresor-Code für Anreisetag geplant
Kurz erklärt
Was macht eine KI-Rezeption?
Eine KI-Rezeption beantwortet Anrufe und Nachrichten, die sonst am Empfang ankommen: Termin- und Reservierungsanfragen, Fragen zu Anfahrt, Parken oder Öffnungszeiten, Verschiebungen und Absagen. Sie arbeitet parallel zum Empfangsteam, damit niemand am Tresen warten muss, während das Telefon klingelt, und übergibt Sonderfälle mit allen Details an Ihre Mitarbeitenden.
Was heute verloren geht
Telefon und Tresen gleichzeitig
Während ein Gast eincheckt oder ein Patient sich anmeldet, klingelt das Telefon. Entweder wartet der Mensch vor Ort oder der Anrufer.
Spitzenzeiten sind planbar, aber nicht lösbar
Morgens bei Praxisbeginn oder nachmittags beim Check-in ballt sich alles. Mehr Personal nur für diese Stunden ist selten wirtschaftlich.
Nachts ist der Empfang dünn besetzt
Im Hotel übernimmt nachts oft eine einzelne Person. Reservierungsanfragen aus anderen Zeitzonen oder späte Fragen zur Anreise bleiben liegen.
Zettelwirtschaft bei Rückrufen
Notizen auf Haftzetteln, unvollständige Nummern, vergessene Rückrufe: Was in der Hektik am Empfang notiert wird, geht leicht verloren.
Was Clientager für Sie übernimmt
- Empfangsteam entlasten
- Reservierungen annehmen
- Termine verschieben und absagen
- Anfahrt und Parken erklären
- Rückrufe sauber erfassen
- Nachtschicht unterstützen
- Sonderwünsche weitergeben
Typische Anfragen
- “Bis wann kann ich einchecken?”
- “Gibt es Parkplätze bei Ihnen?”
- “Ich muss meinen Termin morgen absagen.”
- “Haben Sie für nächste Woche noch ein Doppelzimmer frei?”
- “Wie komme ich vom Bahnhof zu Ihnen?”
- “Kann ich mein Rezept für die Physiotherapie mitbringen?”
- “Ist das Frühstück im Preis enthalten?”
So funktioniert es
- 01
Überlauf oder feste Zeiten
Sie bestimmen, wann die KI-Rezeption übernimmt: bei besetztem Empfang, nach mehrmaligem Klingeln, nachts oder dauerhaft.
- 02
Begrüßung und Transparenz
Der Assistent meldet sich im Namen Ihres Hauses, stellt sich als KI-Assistent vor und weist auf eine mögliche Aufzeichnung hin.
- 03
Routine erledigen
Fragen zu Anreise, Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten oder Stornobedingungen beantwortet er direkt aus Ihren Hausinformationen.
- 04
Buchen oder vormerken
Termine und Reservierungsanfragen trägt er ein oder legt sie zur Bestätigung durch den Empfang an, je nach Ihrer Vorgabe.
- 05
Übersicht für den Empfang
Ihr Team sieht alle Gespräche mit Zusammenfassung und offenen Punkten, statt Haftzettel zu sortieren.
Der Gast vor Ort hat Vorrang, der Anrufer trotzdem eine Antwort
Am Empfang entscheidet sich der erste Eindruck. Ein Gast, der nach langer Anreise vor dem Tresen steht, sollte nicht warten, weil gerade jemand nach den Parkmöglichkeiten fragt. Gleichzeitig soll auch der Anrufer nicht ins Leere laufen. Eine KI-Rezeption löst diesen Zielkonflikt: Ihr Team kümmert sich um die Menschen vor Ort, der Assistent übernimmt parallel das Telefon.
Viele Häuser nutzen die virtuelle Rezeption zunächst als Überlauf. Ist der Empfang besetzt oder nimmt nach einigen Klingeltönen niemand ab, springt der Assistent ein. Später erweitern manche den Einsatz auf die Nachtstunden oder auf Kanäle wie WhatsApp und E-Mail, über die ohnehin viele Rückfragen zu Anreise und Ausstattung kommen.
Hotel, Praxis, Studio: typische Einsatzszenarien
Im Hotel beantwortet die KI-Rezeption Fragen zu Anreise, Check-in-Zeiten, Parken, Haustieren oder Frühstück, nimmt Reservierungsanfragen auf und ergänzt Sonderwünsche. Verbindliche Zusagen, etwa bei Upgrades oder Gruppenpreisen, bleiben beim Team, das die Anfrage vollständig aufbereitet erhält.
In einer Physiotherapiepraxis kommen morgens viele Anrufe gleichzeitig: Terminverschiebungen, Fragen zu Rezepten und Heilmittelverordnungen, neue Patienten. Der Assistent bucht Folgetermine, erklärt, welche Unterlagen mitzubringen sind, und gibt alles mit medizinischem Bezug an das Praxisteam weiter. Er gibt keine Therapieempfehlungen und keine Einschätzungen zu Beschwerden.
Ähnliches gilt für Fitnessstudios oder Kanzleien mit Empfang: Überall dort, wo eine Person gleichzeitig Besucher betreut und Telefonate annimmt, schafft die KI-Rezeption spürbar Ruhe. Das Team kann sich dem Menschen vor sich voll zuwenden, ohne das Gefühl, gleichzeitig Anrufer zu vernachlässigen. Und am Ende des Tages liegt eine saubere Liste aller Anfragen vor, statt verstreuter Notizen.
- Hotels und Pensionen: Anreise, Reservierungen, Ausstattung
- Physiotherapie und Arztpraxen: Termine, Unterlagen, Absagen
- Studios und Kanzleien: Terminvergabe, Rückrufe, Weiterleitung
Einrichtung, Abnahme und Datenschutz
Sie beschreiben uns Ihr Haus: Zimmerkategorien oder Behandlungsarten, Hausregeln, Stornobedingungen, häufige Fragen und wer für welche Anliegen zuständig ist. Unser Team richtet den Assistenten ein, testet realistische Gespräche und legt ihn Ihnen innerhalb von 24 bis 48 Stunden zur Prüfung vor. Live geht er erst nach Ihrer Freigabe.
Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI-Assistent zu erkennen, wie es die Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026 vorsehen, und kann auf eine Aufzeichnung hinweisen. Personenbezogene Daten verarbeiten wir auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO. Für Praxen klären wir bei der Einrichtung gemeinsam, welche Angaben der Assistent erfassen darf.
Häufige Fragen
Ersetzt die KI-Rezeption unser Empfangspersonal?
Nein. Sie übernimmt Telefonate und Nachrichten, die Ihr Team vom Gast oder Patienten vor Ort ablenken. Begrüßung, Beratung am Tresen und alles, was persönliches Fingerspitzengefühl erfordert, bleibt bei Ihren Mitarbeitenden. Viele Teams erleben den Assistenten als Entlastung in Spitzenzeiten.
Kann die KI-Rezeption direkt Zimmer verbindlich buchen?
Das entscheiden Sie. Der Assistent kann Reservierungsanfragen vollständig aufnehmen und zur Bestätigung an den Empfang geben oder, wenn Ihr Buchungssystem angebunden ist und Sie es freigeben, direkt buchen. Welche Anbindung möglich ist, klären wir bei der Einrichtung.
Wann übernimmt der Assistent das Telefon?
Sie legen die Regeln fest: zum Beispiel nach dreimaligem Klingeln, wenn alle Leitungen besetzt sind, nach 22 Uhr oder ganztägig. Die Regeln lassen sich später anpassen, etwa für die Hauptsaison oder Feiertage.
Was passiert mit medizinischen Fragen in der Praxis?
Der Assistent beantwortet organisatorische Fragen, etwa zu Terminen, Unterlagen oder Anfahrt. Fragen zu Beschwerden, Behandlung oder Medikamenten gibt er an das Praxisteam weiter. Bei akuten Notfällen verweist er sofort an den Notruf 112.
Können Gäste auch per WhatsApp schreiben?
Ja. Neben dem Telefon kann die KI-Rezeption auch WhatsApp, Website-Chat und E-Mail übernehmen. Viele Gäste schicken Fragen zur Anreise lieber per Nachricht. Sie können mit einem Kanal starten und weitere später ergänzen.
Wie schnell ist die virtuelle Rezeption startklar?
Nach unserem Gespräch über Ihre Abläufe ist der Assistent in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden eingerichtet und bereit zur Prüfung. Sie testen ihn selbst, geben Feedback, und erst nach Ihrer Freigabe nimmt er echte Anrufe an.
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Anwendungsfälle (Englisch)
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Erzählen Sie uns, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wir richten die KI darauf ein, testen sie und legen sie Ihnen innerhalb von 24–48 Stunden zur Freigabe vor.