Mehr aus jeder Anfrage machen
KI-Lead-Management: Keine Anfrage bleibt mehr liegen
Clientager reagiert sofort auf neue Anfragen, klärt Bedarf, Zeitrahmen und Budget, vereinbart Beratungstermine und fasst nach, bis ein klares Ja oder Nein vorliegt.
Zur Freigabe bereit in 24–48 Stunden
Clientager: Guten Morgen, hier ist der KI-Assistent des Sanitärbetriebs. Sie hatten gestern über unsere Website eine Anfrage zur Badsanierung geschickt. Haben Sie kurz Zeit für ein paar Fragen?
Kunde: Ja, passt. Ich bin Petra. Es geht um unser Bad im Obergeschoss, das ist von 1995.
Clientager: Danke. Soll das Bad komplett erneuert werden oder geht es um einzelne Teile, etwa eine bodengleiche Dusche statt der Wanne?
Kunde: Komplett, und ja, die Wanne soll raus. Barrierearm wäre gut, wir denken an später.
Clientager: Verstanden. Wie groß ist das Bad ungefähr, und haben Sie einen Zeitrahmen im Kopf?
Kunde: Etwa 8 Quadratmeter. Am liebsten im Frühjahr.
Clientager: Gibt es schon eine grobe Budgetvorstellung? Das hilft unserem Meister bei der Planung.
Kunde: So zwischen 20.000 und 30.000 Euro.
Clientager: Danke. Unser Meister würde sich das Bad gern vor Ort ansehen. Passt Donnerstag um 16 Uhr? Bei barrierearmem Umbau kann er Sie auch zu möglichen Fördermitteln beraten.
Kunde: Donnerstag 16 Uhr ist gut.
Was Clientager erledigt hat
- Lead qualifiziert: Komplettsanierung Bad, ca. 8 m², barrierearm, Budget 20–30 Tsd. €
- Vor-Ort-Termin gebucht: Donnerstag, 16:00
- CRM-Eintrag mit Gesprächsnotiz erstellt
- Nachfassen nach Angebot für +7 Tage geplant
Kurz erklärt
Was ist KI-Lead-Management?
KI-Lead-Management bedeutet, dass ein KI-Assistent neue Anfragen aus Telefon, Website, WhatsApp, E-Mail und Portalen sofort aufgreift, die wichtigsten Qualifizierungsfragen stellt und die Ergebnisse im CRM dokumentiert. Passende Interessenten bekommen direkt einen Termin, andere eine Nachfassnachricht zu einem vereinbarten Zeitpunkt. Ihr Vertrieb arbeitet so nur noch mit vorbereiteten, gut eingeordneten Kontakten.
Was heute verloren geht
Langsame Erstreaktion
Wer ein Angebot sucht, fragt oft bei mehreren Betrieben gleichzeitig an. Wer sich zuerst meldet, ist klar im Vorteil, doch im Tagesgeschäft dauert die Antwort oft Tage.
Unklare Anfragen
„Bitte um Rückruf wegen Bad“: Ohne Angaben zu Umfang, Zeitrahmen oder Budget ist kaum einzuschätzen, ob sich ein Vor-Ort-Termin lohnt.
Nachfassen geht unter
Angebot verschickt, dann Funkstille. Im Alltag fehlt die Zeit, systematisch nachzuhaken, und viele Aufträge versanden ohne klare Absage.
Leads in vielen Postfächern
Anfragen kommen über Website, Portale, Telefon und WhatsApp. Ohne zentrale Erfassung weiß niemand, welcher Kontakt wie weit ist.
Was Clientager für Sie übernimmt
- Sofort auf Anfragen reagieren
- Bedarf und Budget klären
- Region und Zeitrahmen prüfen
- Beratungstermine vereinbaren
- Leads im CRM anlegen
- Angebote nachfassen
- Ruhende Kontakte reaktivieren
- Vertrieb gezielt informieren
Typische Anfragen
- “Was kostet eine Badsanierung ungefähr?”
- “Können Sie mir ein Angebot machen?”
- “Wie schnell könnten Sie anfangen?”
- “Kommen Sie auch in unseren Ort?”
- “Ich möchte eine Wohnung bewerten lassen.”
- “Ich habe Ihr Angebot bekommen und noch Fragen.”
- “Gibt es dafür Fördermittel?”
So funktioniert es
- 01
Anfrage geht ein
Ob Anruf, Webformular, WhatsApp, E-Mail oder Portalanfrage: Der Assistent meldet sich innerhalb kurzer Zeit und stellt sich als KI-Assistent vor.
- 02
Qualifizieren
Er stellt die Fragen, die Sie festlegen, etwa zu Umfang, Zeitrahmen, Budgetrahmen, Region und Entscheidungsweg.
- 03
Einordnen
Anhand Ihrer Kriterien ordnet er die Anfrage ein: Termin sinnvoll, später nachfassen oder außerhalb Ihres Leistungsbereichs.
- 04
Nächster Schritt
Passende Interessenten erhalten einen Beratungs- oder Vor-Ort-Termin. Alle anderen eine freundliche Antwort und gegebenenfalls einen Folgekontakt.
- 05
Nachfassen
Nach Termin oder Angebot hakt der Assistent zum vereinbarten Zeitpunkt nach und meldet Ihrem Vertrieb jede Rückmeldung.
Schnell reagieren, bevor der Interessent weitersucht
Wer eine Badsanierung, eine Photovoltaikanlage oder eine Immobilienbewertung anfragt, wartet selten geduldig auf eine Antwort. Häufig gehen parallel Anfragen an mehrere Anbieter raus. Wer sich zuerst meldet und kompetent nachfragt, hat die besten Chancen auf den Termin, oft unabhängig vom Preis.
Im Handwerk und im Maklergeschäft ist genau das schwierig. Der Meister ist auf der Baustelle, die Maklerin bei einer Besichtigung, das Büro mit Rechnungen beschäftigt. Das KI-Lead-Management übernimmt die Erstreaktion: Neue Anfragen werden in kurzer Zeit aufgegriffen, per Telefon, WhatsApp oder E-Mail, je nachdem, wie der Kontakt eingegangen ist und was Sie festgelegt haben.
Ein hypothetisches Beispiel: Erhält ein Betrieb pro Monat 30 Anfragen und gewinnt durch schnellere Reaktion nur zwei zusätzliche Aufträge, ist das bei Auftragswerten im fünfstelligen Bereich ein erheblicher Unterschied. Die tatsächlichen Werte hängen natürlich von Ihrem Markt, Ihren Preisen und der Qualität Ihrer Angebote ab. Die Rechnung zeigt aber, warum gerade die ersten Stunden nach einer Anfrage so wichtig sind.
Qualifizieren nach Ihren Kriterien
Nicht jede Anfrage passt zu Ihrem Betrieb. Manche liegen außerhalb Ihres Einzugsgebiets, andere haben ein Budget, das nicht zum Umfang passt, oder sie wollen erst in zwei Jahren umsetzen. Der Assistent stellt die Fragen, die Sie für die Einordnung brauchen, und zwar so, dass sie sich wie ein normales Beratungsgespräch anfühlen und nicht wie ein Formular.
Das Ergebnis landet strukturiert in Ihrem CRM oder Ihrer Übersicht: Art des Projekts, Umfang, Zeitrahmen, Budgetrahmen, Region, Besonderheiten. Ihr Vertrieb sieht sofort, welche Kontakte heute Aufmerksamkeit brauchen und welche später nachgefasst werden. Die Bewertung, ob ein Projekt angenommen wird, bleibt immer bei Ihnen.
- Einzugsgebiet und Region
- Art und Umfang des Projekts
- Gewünschter Zeitrahmen
- Budgetrahmen und Finanzierung
Nachfassen ohne Vergessen
Viele Aufträge gehen nicht verloren, weil das Angebot schlecht war, sondern weil niemand nachgefragt hat. Der Assistent hakt nach dem Angebot zum vereinbarten Zeitpunkt nach, beantwortet einfache Rückfragen und meldet Ihrem Vertrieb, wenn der Interessent Klärungsbedarf hat oder bereit für die Auftragsbestätigung ist. Auch ältere, ruhende Kontakte lassen sich behutsam reaktivieren, sofern eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme vorliegt.
Transparenz und Datenschutz gelten auch im Vertrieb: Der Assistent gibt sich als KI-Assistent zu erkennen, wie es die Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026 verlangen, und weist auf eine Aufzeichnung hin, wenn Sie aufzeichnen. Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach DSGVO. Unser Team richtet das KI-Lead-Management innerhalb von 24 bis 48 Stunden zur Prüfung ein, live geht es nach Ihrer Freigabe.
Häufige Fragen
Welche Fragen stellt der Assistent zur Qualifizierung?
Die Fragen legen Sie fest. Typisch sind Art und Umfang des Projekts, Zeitrahmen, Budgetrahmen, Region und wer entscheidet. Bei Maklern kommen etwa Eigennutzung oder Kapitalanlage und Finanzierungsstand hinzu. Der Assistent stellt die Fragen im Gesprächsverlauf, nicht als starre Liste.
Woher kommen die Leads?
Aus allen Kanälen, die Sie anbinden: Telefonanrufe, Webformulare, WhatsApp, E-Mail und, wo möglich, Anfragen aus Portalen. Welche Quellen sich direkt anbinden lassen, prüfen wir bei der Einrichtung. Alle Anfragen landen anschließend an einer Stelle, sodass Ihr Vertrieb den Überblick behält, egal woher der Kontakt kam.
Wird der Interessent nicht abgeschreckt, wenn eine KI anruft?
Entscheidend sind Tempo und Qualität des Gesprächs. Die meisten Interessenten schätzen eine schnelle, kompetente Rückmeldung, auch wenn sie von einem KI-Assistenten kommt. Er stellt sich offen als KI vor und bietet jederzeit an, dass sich ein Mitarbeitender meldet.
Darf die KI Preise oder Angebote nennen?
Nur im Rahmen Ihrer Freigaben. Sie können zum Beispiel grobe Preisspannen für Standardleistungen hinterlegen. Verbindliche Angebote und Preisverhandlungen bleiben bei Ihrem Team. Der Assistent bereitet sie mit allen Angaben vor.
Wie oft fasst der Assistent nach?
So oft und in dem Abstand, den Sie festlegen, zum Beispiel einmal eine Woche nach dem Angebot und ein weiteres Mal nach drei Wochen. Sagt der Interessent ab oder bittet um keine weitere Kontaktaufnahme, wird das respektiert und dokumentiert.
Wie werden Leads ins CRM übertragen?
Ist Ihr CRM angebunden, legt der Assistent Kontakte und Gesprächsnotizen direkt an oder aktualisiert sie. Ohne direkte Anbindung erhalten Sie die Leads strukturiert per E-Mail oder im Clientager-Dashboard. Welche Anbindung möglich ist, klären wir bei der Einrichtung.
Was kostet KI-Lead-Management?
Pläne beginnen bei 39 USD pro Monat, die Einrichtung ist enthalten. Abgerechnet wird nach Sprachminuten, Website-Chat und E-Mail sind enthalten. Regionale Preise erhalten Sie auf Anfrage, die Übersicht finden Sie unter /pricing.
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